Aufgaben-Management

1. Weitgehende Potenzial-Berücksichtigung

Antriebe, Stärken, Möglichkeiten

- Aufgabenzuordnung entsprechend der individuellen & kollektiven Bedürfnisse, Wünsche, Interessen, Fachkompetenzen, Erfahrungen, Skills, Vorzüge ...

2. Klare Aufgabenverteilung

Transparente Zuständigkeiten

- Wer macht was, bis wann, mit welcher Verantwortung?

Ressourcengerechte Zuweisung

- Aufgaben müssen zu Fähigkeiten, Kapazitäten und Rollen passen.

Priorisierung von Aufgaben

- Wichtigkeit und Dringlichkeit (z. B. Eisenhower-Prinzip).

Vermeidung von Doppelarbeit

- Klare Schnittstellen, eindeutige Aufgabenabgrenzung.

3. Effiziente Aufgabenumsetzung

Klare Zieldefinition je Aufgabe

- SMART-Kriterien: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.

Geeignete Tools und Methoden

- z. B. Kanban-Boards, Task-Management-Tools (Asana, Trello, Jira).

Zeitmanagement und Deadlines

- Realistische Zeitrahmen mit Puffern

Unterstützung und Ressourcen bereitstellen

- Zugang zu Informationen, Tools, Ansprechpartnern

4. Systematische Umsetzungskontrolle

Regelmäßige Status-Updates

- einfache Check-ins, Daily Standups, Weekly Reviews

Transparente Fortschrittsdokumentation

- z. B. über gemeinsame Plattformen oder Dashboards

Frühzeitige Problemerkennung und -lösung

- Eskalationsmechanismen bei Blockaden

Feedbackschleifen und Anpassung

- Iteratives Vorgehen, kontinuierliches Lernen

5. Motivation zur Umsetzung

Beteiligung und Mitgestaltung ermöglichen

- Aufgaben nicht nur zuweisen, sondern gemeinsam entwickeln.

Anerkennung und Wertschätzung

- Sichtbare Leistungen positiv beurteilen – auch kleine Erfolge

Sinn und Nutzen der Aufgabe verdeutlichen

- Warum ist diese Aufgabe wichtig?

Passung zur Kompetenz und Interesse

- Motivation steigt, wenn Aufgaben zu Stärken passen.

Autonomie und Verantwortung fördern

- Vertrauen statt Mikromanagement

6. Nachbereitung & kontinuierliche Verbesserung

Lessons Learned nach Abschluss

- Was lief gut? Was kann verbessert werden?

Aufgabenarchivierung und Wissenstransfer

- Dokumentation für spätere Aufgaben/Projekte

Anpassung von Prozessen

- Aufgabenmanagement regelmäßig reflektieren und weiterentwickeln.

7. Stress & psychische Belastungen

Fehl- & Überbelastungen rasch wahrnehmen & korrigieren

8. Unzufriedenheit & Frust

Negative emotionale Entwicklungen erkennen, bearbeiten & reduzieren

9. Kollaboration & Kommunikation im Team

10. Verlässliche IT-Infrastruktur

11. Klare Führungsimpulse

Führungskräfte als Vorbilder in Organisation und Kommunikation